Mach’ mir mal schnell ein OFT!

Oder: Was wirklich passiert, wenn man ein Outlook-Template bestellt

Microsoft-Programme. Wir kennen Sie alle. Ob wir Sie mögen, steht auf einem anderen Blatt. Unbestritten ist MS Outlook einer der am weitesten verbreiteten E-Mail-Clients in unserer Zielgruppe der B2B-Entscheider. Doch genauso wenig wie sich Powerpoint für die Gestaltung professioneller Layouts eignet, ist Outlook für den Versand professionell gemachter HTML-E-Mails ausgelegt.

Viele unserer Kunden möchten trotzdem gerne optisch ansprechende und funktionierende HTML-E-Mails per Outlook versenden. Sie bitten uns dann, eine so genannte »OFT«-Datei zu erstellen. Dabei handelt es sich um E-Mail-Templates, die man in Outlook mit Hilfe der Funktion »Website als E-Mail versenden« erstellen kann.

Unser OFT-Service wird gerne genutzt, wenn ein Kampagnen-E-Mail an einzelne Kontakte nachträglich versendet werden soll oder der Versand von einem persönlichen Account aus erwünscht ist – eventuell mit leicht adaptiertem Text. Viele Marketing-Automationssysteme reagieren äußerst träge auf solche spontanen Versandwünsche.

Kundenseitig ist die Sache klar: »Kein Ding, oder? Die HTML für den Massenversand habt Ihr ja sowieso aufgebaut. Müsst Ihr nur als OFT sichern und mir schicken, gell? Und ähem ... ich brauche die Mail ... naja ... ich sag’ mal zeitnah.«

Leider hält Outlook einige Fallstricke bereit, die es zu beachten gilt, wenn man ein sauberes Ergebnis erzielen möchte.

Fallstrick 1: Spezial-HTML-Code
Wie oben erwähnt, ist Outlook kein Tool zum Versenden professionell gemachter HTML-E-Mails. Das Programm benötigt eigens vorbereitete HTML-Tags, um eine gute Darstellung zu gewährleisten. Der für Profi-Tools verständliche Standard-HTML-Code muss zuerst mal auf eventuelle OFT-Problemstellen hin geprüft werden. Das funktioniert leider nur, indem wir davon eine OFT-Datei erzeugen, uns die Fehler anschauen und den Code entsprechend bearbeiten. Übrigens gelingt es dabei selbst uns nicht, das Mail wirklich »responsive« – also 100% tauglich für Smartphones – zu gestalten. Wer so etwas braucht, sollte von OFT-Dateien Abstand nehmen.

Fallstrick 2: Windows-Gebundenheit
Eine OFT-Datei lässt sich nach wie vor nur unter Outlook für Windows erzeugen. Das bedeutet, wir müssen zum Erstellen der Datei unsere geliebten Mac-Maschinen verlassen und in die Windows-Welt wechseln. Sei es direkt an einen PC oder über den Umweg einer »Virtuellen Windows-Maschine« auf dem Mac.

Fallstrick 3: Massenmail-Vorlage ist nicht gleich OFT-Vorlage
Die Vorlage für ein Massenmail unterscheidet sich auch inhaltlich von der Datei, die für ein OFT benötigt wird. Da das Massenmail über ein E-Mail-Versandsystem verschickt wird, enthält sie Links zu Ausweichseiten, zu E-Mail-Profiling- bzw. Opt-Out-Seiten des jeweiligen Anbieters. Diese Links funktionieren allerdings nicht mehr, wenn die Mail außerhalb des System verschickt wird. Also müssen diese Links entweder angepasst oder komplett entfernt werden. Das gilt auch für eventuell enthaltene persönliche Anreden und dynamische Textteile sowie Tracking-Variablen in der Vorlage.

Fallstrick 4: Mail muss online verfügbar sein
Da Outlook für den Versand eines OFT die Funktion »Website per E-Mail versenden« aufruft, muss die Datei erstmal als »Website« verfügbar sein. Also laden wir unsere OFT-tauglich gemachte HTML-Datei auf einen Webserver hoch.

Um zu sehen, ob alle 4 Fallstricke erfolgreich umgangen wurden, versenden wir nun ein Testmail – natürlich von der Windows-Plattform aus – und haben in der Regel noch eine technische Korrektur. Jetzt erst können wir dem Kunden das OFT-Template zur Verfügung stellen.

Sie sehen: Das ist mehr Aufwand als zunächst vermutet. Und deshalb auch nicht so günstig, wie viele erwarten. Allerdings bietet das fertige Dokument durchaus Vorteile. Sie bekommen ein professionell gestaltetes E-Mail mit der Möglichkeit, den Text zu bearbeiten und so individuell für den Empfänger anzupassen.

Wir gehen davon aus, das OFT-Dateien trotz allem Aufwand ihre Berechtigung haben und uns noch eine absehbare Zeit erhalten bleiben werden. Wenn Sie also mal »schnell« ein OFT brauchen, fragen Sie uns. Wir helfen Ihnen gerne weiter, auch wenn wir dafür den Windows-Rechner anwerfen müssen. 🙂